RESPONSABLE LOGISTIQUE RDC - SUIVI VALIDITÉ DOCUMENTS CRITIQUES

Détails
Écrit par : kabudon19
Catégorie : RESPONSABLE LOGISTIQUE RDC
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🧭 1. Utilité de cette feuille

Ce tableau permet de :

  • Suivre les dates de péremption de documents critiques (permis, assurances, certificats ADR, contrats…)

  • Détecter à l’avance les documents à renouveler

  • Déclencher des actions correctives ou préventives

  • Éviter les non-conformités ou interruptions d’activité liées à des documents expirés

📌 C’est une base du système QHSE / conformité pour les entreprises logistiques.

🧾 2. Description champ par champ

Champ Description
TYPE DOCUMENT Intitulé : Permis ADR, Carte grise camion, Assurance RC, Agrément client…
DATE EXPIRATION Date exacte à laquelle le document devient invalide
STATUT Calculé automatiquement : À jour / Bientôt expiré / Expiré
RESPONSABLE Service ou personne en charge du suivi et du renouvellement
ACTIONS Ce qui doit être fait : relancer, renouveler, vérifier, envoyer…

🧮 3. Champs à formules (Excel FR)

➤ STATUT (automatique) :

excel
=SI(B2<AUJOURDHUI();"Expiré";SI(B2<=AUJOURDHUI()+30;"Bientôt expiré";"À jour"))

➤ Alertes couleur :

  • Rouge si Expiré

  • Orange si Bientôt expiré

  • Vert si À jour

🧪 4. Exemples de données

TYPE DOCUMENT DATE EXPIRATION STATUT RESPONSABLE ACTIONS
Permis ADR Chauffeur 15/07/2025 À jour RH / Transport Prévoir recyclage août
Assurance camion 104 28/06/2025 Bientôt expiré Logistique admin Lancer renouvellement auprès assureur
Agrément SEPP 2024 30/04/2025 Expiré Direction Contacter SEPP urgence
Certificat contrôle extincteur 01/09/2025 À jour QHSE Suivi trimestriel régulier
Carte grise camion 302 10/07/2025 À jour Parc véhicules Préparer duplicata copie digitale

✅ 5. Champs suggérés à ajouter

Champ proposé Utilité
DÉLAI RESTANT (J) Calcul de =DATEDIF(AUJOURDHUI();DATE_EXPIRATION;"d") pour tri rapide
DOCUMENT SCANNÉ Lien vers PDF/scan pour centraliser
TYPE (RH / Véhicule / Contrat) Pour filtrer par domaine
RAPPEL ENVOYÉ ? Oui / Non – pour gestion proactive

🔗 Feuilles à relier

Feuille Intérêt du lien
8_SUIVI DOCUMENTATION Pour assurer que les documents complets sont aussi valides
GESTION DE RISQUES Un document expiré = risque majeur
PLANNING CHAUFFEURS Ne pas affecter chauffeur avec permis ADR expiré
CAPACITÉ / DEMANDE Un camion non assuré ne doit pas être considéré disponible

📌 Utilisation recommandée

  • Revue hebdomadaire ou mensuelle

  • Alertes email ou Excel automatique 15 jours avant expiration

  • Archivage numérique recommandé (OneDrive, SharePoint, Drive, etc.)

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