🧭 1. Utilité du tableau de suivi documentaire
Ce tableau vise à :
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Suivre l’état de complétude des documents obligatoires (internes, douaniers, sécurité, transport, RH…)
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Calculer le taux de conformité documentaire
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Identifier les responsables des manquements ou suivis
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Planifier des actions correctives (relance, collecte, archivage, mise à jour)
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Être conforme à des audits (QHSE, clients, douanes, assureurs…)
🧾 2. Description des champs
| Champ | Description |
|---|---|
| TYPE DOCUMENT | Intitulé du document : Bon livraison, fiche ADR, permis chauffeur, etc. |
| NÉCESSAIRE | Nombre total de documents attendus (période, tournée, process) |
| COMPLET | Nombre de documents effectivement reçus / validés |
| % CONFORMITÉ | Calcul automatique = COMPLET / NÉCESSAIRE |
| RESPONSABLE | Personne ou service en charge du suivi/documentation |
| ACTIONS | Relance, vérification, demande correction, archivage, etc. |
🧮 3. Champs à formules (Excel FR)
➤ % CONFORMITÉ (colonne D) :
➡ À formater en pourcentage avec 1 décimale
➤ Alarme visuelle (conditionnelle) :
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Rouge si < 80 %
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Orange si entre 80–95 %
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Vert si ≥ 95 %
🧪 4. Exemples de données illustratives
| TYPE DOCUMENT | NÉCESSAIRE | COMPLET | % CONFORMITÉ | RESPONSABLE | ACTIONS |
|---|---|---|---|---|---|
| Bon de livraison | 120 | 118 | 98,3% | Dispatch RDC | Vérif duplicata + scan J+1 |
| Permis ADR chauffeur | 25 | 22 | 88,0% | RH / Sécurité | Relancer 3 chauffeurs / planifier renouvellement |
| Checklists pré-dépôt | 60 | 60 | 100,0% | QHSE site | Archivage et reporting |
| Factures fournisseurs | 30 | 24 | 80,0% | Finance | Relance compta + vérification données |
| Autorisation circulation | 12 | 10 | 83,3% | Logistique admin | Suivi régulier + courrier demande État |
✅ 5. Suggestions supplémentaires
| Champ à ajouter | Pourquoi ? |
|---|---|
| ÉCHÉANCE / VALIDITÉ | Pour les documents à renouvellement (ex : permis, assurance…) |
| TYPE (RH / LIV / ADMIN) | Pour filtrer les documents selon leur famille |
| STATUT (OK / Manquant / À mettre à jour) | Améliore le suivi opérationnel |
| COMMENTAIRES | Zone libre pour spécificités ou justifications |
🔗 Feuilles concernées
| Feuille liée | Pourquoi lier ? |
|---|---|
PLANNING J+1 |
Ne pas affecter chauffeur sans permis ADR valide |
GESTION RISQUES |
Document manquant peut être un facteur de risque |
SUIVI LIVRAISON |
Bon de livraison requis pour comptabilité ou client |
GESTION RESSOURCES |
Pour suivi des dossiers administratifs personnels |
📌 Utilisation recommandée
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Mise à jour quotidienne ou hebdomadaire par chaque responsable
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Export PDF mensuel pour preuve d’audit
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Intégration possible à un tableau de bord QHSE