🧭 1. Objectif de la feuille
Cette feuille sert à :
-
Planifier les événements majeurs à venir (internes ou externes),
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Identifier les risques potentiels associés,
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Définir des mesures préventives claires,
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Allouer à l’avance les ressources humaines, logistiques ou financières,
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Clarifier les responsabilités de chaque action.
Elle est particulièrement utile pour les équipes QHSE, logistique, maintenance, RH, stations, approvisionnement, etc.
📊 2. Description des colonnes
| Colonne | Description |
|---|---|
| PERIODE | Mois, semaine ou date précise (ex. "Semaine 28", "Août", "15/09/2025") |
| EVENEMENTS CLES | Activité ou événement important prévu (ex : audit, pic d’activité, fermeture site, formation QHSE, arrêt technique, lancement promo) |
| RISQUES IDENTIFIES | Menaces associées à cet événement (ex : indisponibilité, surcharge, panne, risque d'accident, retards de livraison) |
| ACTION PREVENTIVES | Mesures prévues pour réduire ou éviter ces risques (ex : maintenance anticipée, stock tampon, formation, rappel procédure) |
| RESSOURCES REQUISES | Moyens humains, matériels, financiers à mobiliser |
| RESPONSABLE | Personne ou fonction en charge de l’exécution et du suivi |
📝 3. Exemples de lignes complètes
| PERIODE | EVENEMENTS CLES | RISQUES IDENTIFIES | ACTION PREVENTIVES | RESSOURCES REQUISES | RESPONSABLE |
|---|---|---|---|---|---|
| Août | Inspection QHSE Ministère | Non-conformités majeures | Révision procédures + checklists internes | 3 agents QHSE + consultant externe | Chef QHSE |
| Semaine 30 | Livraison Lubumbashi 70kL | Retard d'appro | Validation anticipée planning + stock de sécurité | Chauffeurs + stock Lubumbashi | Logistique Sud |
| 15/09/2025 | Fermeture station Boma pour travaux | Perte CA + réorientation client | Communication locale + renfort station voisine | Flyers, panneau, bonus station voisine | Responsable réseau |
| Trimestre 4 | Lancement nouveau carburant | Retard formation personnel | Plan de formation en ligne + support simple | Coach + matériel didactique | RH & Technique |
| Octobre | Audit annuel maintenance flotte | Véhicules non disponibles | Planning intervention priorisé + back-up | Véhicules relais | Responsable Maintenance |
📘 4. Utilisation recommandée
| Utilisateur | Fréquence mise à jour | Format recommandé |
|---|---|---|
| Coordinateur Opérations | Hebdomadaire | Vue Gantt (optionnelle) |
| Directeur des opérations | Mensuel | Synthèse par priorité |
| Équipe projets ou comités | Trimestriel | Ajout de couleur ou filtre par criticité |