🔹 Utilité du rapport
Ce tableau permet de suivre la conformité documentaire des véhicules, chauffeurs, ou équipements, en particulier :
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Documents réglementaires obligatoires
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Certificats de sécurité
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Validité des autorisations
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Et leur renouvellement dans les délais
Il sert à :
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Prévenir les sanctions ou blocages réglementaires
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Garantir la légalité et la sécurité des opérations
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Organiser les actions administratives à venir
🔹 Détail des champs
| Champ | Fonction | Exemple / Utilité |
|---|---|---|
| DOCUMENT/CERTIFICATION | Type de document à suivre | Assurance véhicule, Carte rose, Vignette, Permis ADR, Extincteur validé, Certificat SONAS, etc. |
| VALIDITE | Date de fin de validité | Permet de détecter les documents expirés ou bientôt expirés |
| STATUT | « Valide », « Expiré », « À renouveler », etc. | Suivi visuel clair |
| RENOUVELLEMENT | Date à laquelle le processus de renouvellement est lancé ou prévu | Pour mieux anticiper |
| ACTIONS | Mesures à prendre, commentaires de suivi | « Demande lancée », « Copie reçue », « À transmettre à RH », etc. |
🔹 Suggestions de formules (Excel français)
Statut automatique selon la validité :
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B7 = colonne VALIDITE
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Te permet de mettre en forme automatiquement (couleurs conditionnelles par exemple : rouge, orange, vert)
🔹 Champs additionnels utiles (optionnels)
| Champ proposé | Utilité |
|---|---|
| VÉHICULE / CHAUFFEUR CONCERNÉ | Permet de relier le document à l’entité concernée |
| TYPE (CHAUFFEUR / VEHICULE / ENTREPRISE) | Pour filtrer facilement |
| N° DOCUMENT | Pour archivage ou vérification |
| STATUT NUMÉRIQUE | Pour faciliter les KPI (1 = Valide, 0 = Expiré) |
🔹 Exemples de 5 lignes de données illustratives
| DOCUMENT/CERTIFICATION | VALIDITE | STATUT | RENOUVELLEMENT | ACTIONS |
|---|---|---|---|---|
| Assurance véhicule | 15/07/2025 | À renouveler | 01/07/2025 | Appel envoyé à assureur |
| Extincteur homologué | 30/06/2025 | Valide | - | Vérifié lors du contrôle du 15/06 |
| Permis ADR chauffeur | 12/06/2025 | Expiré | 10/06/2025 | Chauffeur temporairement suspendu |
| Vignette technique | 01/12/2025 | Valide | - | Aucun |
| Certificat SONAS | 28/06/2025 | À renouveler | 20/06/2025 | En attente du retour du comptable |
🔹 Utilisation recommandée
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Mise en forme conditionnelle (selon la date de validité et le statut)
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Filtrage dynamique par échéances proches
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Alertes visuelles automatiques
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Intégration dans un KPI global de conformité (%)